Komputer Sebagai Sistem Informasi Organisasi

BAB 1

Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer

·        Pengantar 

Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat di kelola seperti halnya sumber daya yang lain. Dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh. Pertama, bisnis telah menjadi semakin rumit, dam kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

            Output informasi dari komputer di gunakan oleh para manajer, non-manajer, serta orang-orang dan organisai-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dan untuk berhasil, manajer memerlukan keahlian dalam komunikasi dan pemecahan masalah

            Perusahaan adalah suatu sistem yang bersifat fisik, namun di kelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem konseptual itu terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik

            Aplikasi utama komputer yang pertama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain: sistem informasi manajamen (management information systems), sistem pendukung keputusan (decision support systems), kantor visual (virtual office) dan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-based systems).

·        Manajamen informasi

Manajer sebuah kios majalah di lobby suatu hotel dapat mengelola usahanya dengan mengamati aktiva berwujudnya barang dagang, cash register, ruangan dan arus pelanggan. Dengan operasi yang tersebar di wilayah yang luas manajer tidak lagi dapat mengandalkan pengamatan, tetapi harus lebih mengandalkan informasi.

Jenis – jenis Sumber Daya Utama

-          Manusia

-          Material

-          Mesin (termasuk fasilitas dan energi)

-          Uang

-          Informasi (termasuk data)

            Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat di gunakan dengan cara yang paling efektif. Kita menggunakan istilah sumber daya fisik untuk menggambarkannya. Kita menggunakan istilah sumber daya konseptuak untuk menggambarka informasi dan data. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik

Manajemen Sumber Daya

Sumber daya di peroleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunanya. Manajer meminimalkan waktu yang terbuang dan menjagannya agar berfungsi pada efisiensi puncak.

·        Perhatian pada Manajemen Informasi

Pengaruh Ekonomi Internasional

Perusahaan-perusahaan besar maupun kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia mana pun. Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.

Persaingan Dunia

Perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya saja. Dampak dar persaingan ini dapat dilihat pada impor dari luar negri.

Meningkatnya kerumitan Teknologi

Banyak terdapat teknologi di belakang layar, yang tidak kita lihat misalnya robo-robot pabrik dan peralatan otomatis penanganan dan penyimpanan barang dagangan.

Batas waktu yang semakin Singkat

Semua tahap operasi bisni sekarang ini dilaksanaka dengan lebih cepat dari sebelumnya

Kendala-kendala Sosial

Perluasan pabrik, produk baru, tempat penjualan baru, dan tindakan-tindakan serupa semuanya harus di pertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan.

·        Siapa Para Pemakai

Awalnya, pemakai output komputer adalah pegawai administrasi di bagaian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagiha. Sebagai informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebgai produk sampingan dari aplikasi akuntansi

            Tetapi bukan hanya manajer yang memperoleh manfaat dari SIM. Non-manajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Para pemakai juga berada di luar perusahaan. Para pelanggan menerima faktur dan laporan, para pemegang saham menerima cek deviden, dan pemerintah menerima laporan pajak. SIM bukanlah suatu sistem untuk memproduksi informasi manajemen, melainkan informasi pemecahan masalah.

Tingkatan Manajemen

Manajer pada puncak hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk, dan kepala divisi. Tingkat mereka dinamakan tingkat pengendalian manajemen. Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, supervisior, dan pemimpin proyek. Tingkat terendah ini disebut tingkat pengendalian operasional karena disinilah operasi perusahaan berlangsung.

Fungsi Manajemen

Pada awal abad ini, sekitar tahun 1914, seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Prancis, Henri Fayol, menyatakan bahwa manajer melakasanakan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama. Pertama, merencanakan (plan), apa yang mereka lakukan, kemudian mereka mengorganisasikan (organizer) untuk mencapai organisasi tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi mereka dengan sumber daya yang di perlukan.

Keahlian Manajemen

Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam perusahaan, dan dengan orang-orang di luar perusahaan.

Keahlian Komunikas

Manajer menerima dang mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, surat elektronik, dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi pada saat rapat, saat menggunakan telepon, saat meninjau fasilitas, tiap manajer memiliki pilihan mediannya sendiri.

Keahlian Pemecahan Masalah

Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan , yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan. Keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah di pilih. Umumnya manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalan tunggal.

·        Manajer dan Sistem

Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan

Elemen-elemen Sistem :

Sistem Lingkaran Terbuka dan Lingkaran Tertutup

Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri. Suatu sistem tanpa elemen mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem lingkaran terbuka

Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka

Sistem Fisik dan Sistem Konseptual

Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Suatu sistem konseptual, sebaliknya adalah sistem yang menggunakan sumber daya konseptual informasi dan data untuk mewakili suatu sistem fisik. Sisten konseptual umumnya ada sebagai citra mental dari pikiran manajer, sebagai angka-angka atau tulisan pada selembar kertas, atau dalam bentuk elektronik di media penyimpanan komputer

            Komputer adalah suatu sistem fisik, tetapi data dan informasi yang disimpan di dalamnya dapat dipandang sebagai suatu sistem konseptual. Data dan informasi mewakili satu atau lebih sistem fisik. Yang penting adalah apa yang diwakili oleh data dan informasi. Sistem fisik penting karena keberadaannya sistem konseptual karena penggambarannya atas sistem fisik.

Pentingnnya Suatu Pandangan Sistem

Suatu pandangan sistem melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas. Ini adalah suatu cara pandang yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagi manajer. Pandangan sistem ini :

1.      Mencegah manajer tersesat dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian pekerjaan

2.      Meyadari perlinya memiliki tujuan-tujuan yang baik

3.      Menekankan pentingnya kerja sama dari semua bagian dalam operasi

4.      Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya

·        Data Versus Informasi

Data terdiri dari fakta-fakta dang angka-angka yang relatif tidak berarti bagai pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non-komputer, atau kombinasi keduannya.

·        Suatu Model Sistem Informasi Berbasis Komputer

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan, informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Kita menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer atau CBIS, untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer

·        Menjustifikasi CBIS

Tanpa memandang apakah spesialis informasi atau pemakai yang mengembangkan aplikasi, CBIS harus dinilai dengan cara yang sama seperti investasi besar lain dalam perusahaan. Selama era WDP, perusahaan-perusahaan mencoba menjustifikasi komputer mereka berdasarkan biaya tenaga administrasi yang di gantikan.

·        Mencapai CBIS

Dalam beberapa hal, tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup-lahir tumbuh, menjadi matang, berfungsi, dan akhirnya mati. Proses evolusi ini disebut siklus hidup sistem dan terdiri dari tahap-tahap berikut :

1.      Perencanaan

2.      Analisi

3.      Rancangan

4.      Penerapan

5.      Penggunaan

·        Mengelola CBIS

Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Sesuai dengan penekanan kita pada manajer sebagai pemakai

            Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerja sama untuk mengidentifikasi dan mendifinisikan masalah, mengidentifikasidan mengevaluasi solusi alternatif, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemutakhiran sistem.

·        Ikhtisar

Informasi adalah salah satu dari lima jenis utama sumber daya yang dapat dipakai oleh manajer. Semua sumber daya, termasuk informasi, dapat dikelola. Pengelolahan informasi semakinpenting saat bisnis menjadi lebih rumit dan kemampuan komputer berkembang

            Output komputer digunakan oleh para manajer, non-manajer, dan orang-orang atau organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer terdapat pada  tingkatan dan dalam semua bidang fungsional

            Sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen, yang semuannya bekerja menuju satu tujuan. Semua sistem meliputi tiga elemen utama: input, transformasi, dan output. Sebagaian sistem dapat mengendalikan operasi mereka sendiri, dan disebut sistem lingkarang tertutup. Sistem lingkarang tertutup meliputi : suatu mekanisme pengendalian, tujuan, dan lingkarang umpan balik di samping tiga elemen utama.

            Manajer mengelola suatu sistem fisik yang terdiri dari orang, material, mesin dan uang. Manajer memantau sistem fisik tersebut dengan menggunakan sistem konseptual. Para manajer harus memandang unit organisasi mereka dengan pandangan sistem.

            Terdapat perbedaan antar data dan informasi. Data mencakup fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti, yang diubah menjadi informasioleh suatu pengolah informasi. Informasi memiliki arti bagi pemakainya.

Komputer mula-mula digunakan sebagai sistem informasi akuntansi (SIA) tapi kemudian disadari memiliki nilai potensial sebagai suatu sistem informasi manajemen (SIM). Selanjutnya perhatian meluas pada bidang seperti sistem pendukung keputusan (decision support systems) DSS, kantor virtual (virual office) dan sistem berbasis pengetahuan (knowlodge-base systems). Kelima bidang aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer (computer based information system) CBIS.