Menggunakan Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif

BAB 2

Perusahaan dalam lingkungannya

Pada Bab 1, Kita telah melihat bahwa perusahaan  adalah  suatu sistem fisik, yang di kelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkarang tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk menyakinkan bahwa tujuan-tujuannya tercapai.

Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan lingkungan tertentu.

Delapan Elemen Lingkungan

Lingkungan suatu perusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan yang lain.  Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan.

            Pemasok menyediakan meterial, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa. Barang dan jasa ini di pasarkan kepada para pelanggan perusahaan. Serikat pekerja adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil. Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan.contohnya meliputi bank dan lembaga peminjam lainnya serta perusahaan-perusahaan investasi. Pemegang atau pemilik adalah orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi. Pesaing mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di pasar. Pemerintah pada tingkat pusat, daerah dan lokal, memberikan kendala-kendala dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana. Masyarakat global wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya. Perusahaan menunjukakan tanggung jawabnya pada masyarakat global dengan memperhatikan lingkungan alam, menyediakan produk dan jasa yang meningkatkan kualitas hidup dan beroperasi secara etis.

Apa Sajakah Sumber Daya Informasi Itu ?

Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha tersebut sejalan dengan meluasnya penggunaan sistem manajemen database (database management systems), atau DBMS, selama tahun 1970-an dan 1980-an.

Jenis-jenis Sumber Daya Informasi

·         Perangkat keras komputer

·         Perangkat lunak komputer\

·         Spesialis informasi

·         Pemakai

·         Fasilitas

·         Database

·         Informasi

Siapa yang Mengelola Sumber Daya Informasi?

Chief Information Officer

Istilah CEO (chief executive officer) telah lama dikenal dalam kosa kata bisnis setiap orang tahu bahwa CEO adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Chief information officer (CIO), adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga berbagai bidang laindari operasi perusahaan.

            Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran-saran berikut :

·         Sediakan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya

·         Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dana manajemen lini jangan menunggu hingga di undang

·         Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis

·         Jelaskan biaya-biaya IS dalam  istilah-istilah bisnis

·         Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan

·         Jangan bersifat defensif

Perencanaan Strategis

Perencanaan jangkan panjang  juga dikenal sebagai perencanaa strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan  memberi perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut.

Perencanaan Strategis Fungsional

Ketika para eksekutif  perusahaan telah sepenuhnya berkomitmen pada perencanaa strategis , mereka melihat perlunya tiap bidang fungsional untuk mengembangkan rencana strategisnya sendiri.

Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi

Istilah untuk menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi (strategic set transformation), istilah yang  lebih baru yaitu perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources) telah menjadi populer.

Transformasi Kumpulan Strategis

Ketika jasa informasi mulai mengembangkan rencana-rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasar rencana tersebut sepunuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang diistilahkan dengan kumpulan strategi organisai. Langkah kedua, yang terpisah adalah rencana jasa informasi yang dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan . Rencana jasa informasi itu disebut kumpulan strategi SIM (MIS strategy set), dan terdiri dari sejumlah  tujuan, kendala, dan strategi

            Kekurangan dasar dalam  transformasi kumpulan strategi adalah kenyataan bahwa bidang-bidang fungsional tidak selalu memiliki sumber daya untuk menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan. Namun, pendekatan ini masih dipakai bahkan oleh perusahaan-perusahaan yang sangat berhasil

Pendekatan SIR

Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources). Atau SPIR.

End-User Computing sebagai Masalah strategis

Tidak semua orang yang ikut serta dalam EUC, memiliki tingkat pengetahuan yang sama tentang komputer. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka.

Pemakai Akhir Tingkat Menu  (menu-level end-user) sebagaian pemakai akhir  tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh perangkat lunak berbasis Windows dan Mac

Pemakai Akhir Tingkat Perintah (command level end-user) sebagian pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pemakai akhir ini dapat menggunakan  bahasa perintah dari perintah dan perangkat lunak untuk melakasanakan operasi aritmatika dan logika pada data

Pemakai Akhir Tingkat Programer (end-user programmer) sebagaian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti BASIC atau C++, dan  mereka dapat mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri

Personil Pendukung Fungsional (functional support personel) di sejumlah perusahaan, para spesialis informasi adalah anggota dari unit-unit fungsional, bukannya unit jasa informasi.

Jenis-jenis Aplikasi Pemakai Akhir :

Sejauh ini, EUC telah memberi dampak pada berbagai sebsistem utama CBIS dalam  tingkat yang beragam. Sebagian besar aplikasi end-user computing telah di batasi  pada:

·         Sistem  pendukung keputusan (DSS) yang relatif mudah

·         Aplikasi kantor virtual  yang memenuhi kebutuhan perseorangan

Selebihnya adalah  tanggung  jawab spesialis informasi unuk bekerja sama dengan

pemakai dalam  mengembangkan:

·         Aplikasi SIM dan SIA

·         DSS yang rumit

·         Aplikasi kantor virtual yang memebuhi kebutuhan organisasional

·         Sistem berbasis pengetahuan

Manfaat End-User Computing

EUC memberi manfaat  bagi perusahaan  dalam dua cara utama EUC menyeimbangkan kemampuan pengemabang dengan tantang sistem, serta EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.

Risiko End-User Computing

Manfaat  EUC bukannya tanpa biaya. Ketika para pemakai mengembangkan sistem mereka sendiri, perusahaan di hadapkan pada sejumlah risiko

Sitem yang buruj sasarannya

Sistem yang Buruk Rancangan dan Dokumentasinya

Penggunaan Sumber Daya Informasi yang tidak Efisien

Hilangnya Integritas Data

Hilangnya Keamanan\Hilangnya Pengendalian

Menempatkan End-User Computing dalam Perspektif

End-user adalah suatu fenomena yang tidak akan hilang. Sebaliknya, pengaruhnya akan semakin meningkat. Karena manfaat potensialnya, perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan EUC untuk tumbuh dan berkembang.

Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi

Manajemen sumber daya informasi, atau IRM, adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai

Elemen-elemen IRM yang Diperlukan

Meskipun seorang pemakai individu dapat mempraktekkan IRM.Pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan rencana formal  yang harus diikuti setiap orang . agarperusahaansepenuhnyadapatmencapai IRM. Perluadaserangkaiankondisitertentu.Kondisi-kondisitersebutmeliputi :

·         Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat di capai melalui sumber daya informasi yang unggul. Para eksekutifperusahaandanmanajer lain yang terlibatdalamperencanaanstrategismemahamibahwaperusahaandapatmencapaikeunggulanataspesaimgmyadenganmengelolaarusinformasi

·         Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu bidang fungsional utama. Strukturorganisasimencerminkanbahwajasainformasisamapentingnyadenganbidangfungsionalutamalainnya, sepertikeuangandanpemasaran

·         Kesadaranbahwa CIO adalaheksekutifpuncak. CIO memberikontribusi, jikamemungkinkan, padapemecahanmasalah yang mempengaruhiseluruhoperasiperusahaan

·         Perhatianpadasumberdayainformasiperusahaanketikamembuatperencanaanstrategis. Ketikaparaeksekutifterlibatdalamperencanaanstrategisperusahaan.

·         Rencanastrategis formal untuksumberdayainformasi.Terdapatrencana formal untukmemperolehdanmengelolasumberdayainformasi.

·         Strategiuntukmendorongdanmengelola end-user computing. Rencanastrategissumberdayainformasimembahascaramembuatsumberdayainformasitersediabagiparapemakaiakhir, sambiltetapmempertahankanpengendalianatassumberdayatersebut.

IRM mencerminkanpemahamanmengenainilaiinformasidansumberdaya yang menghasilkaninformasi.Manajer di semuatingkatanmemangmemberikonstribusipada IRM, tetapisikapeksekutifpuncak, seperti CEO dananggotakomiteeksekutiflain, adalahkuncinya. Jikaparapemimpininitidakmemahamibahwasumberdayakonseptualsamapentingnyadengansumberdayafisik, IRM tidakakanpernahterjadi.

Model IRM

Kondisi-kondisi IRM yang diperlukantersebuttidakterpisahtetapibekerjasamasecaraterkoordinasi. Alinea-alineabernomor di bawahinimenjelaskannomor-nomertersebut.

1.      Lingkunganperusahaan. Delapanelemenlingkunganmemberikanlatarbelakanguntukmencapaikeunggulankompetitif.

2.      Eksekutifperusahaan. CIO disertakandalamkelompokeksekutif yang mengarahkanperusahaanmencapaitujuannya. Salah satuaktivitaskuncikelompokiniadalahperencanaanstrategis.

3.      Bidangfungsionaljasa. Jasainformasidisertakansebagaisuatubidangfungsionalutamadansetiapbidangbersama-samamengembangkanrencana-rencanastrategis yang mendukungrencanastrategisperusahaan.

4.      Sumberdayainformasi. Rencanastrategissumberdayainformasimenggambarkanbagaimanasemuasumberdayainformasidiperolehdan di kelola. Sebagiansumberdayainidipusatkandalamjasainformasi, dansebagiandidistribusikan di seluruhperusahaandalam area pemakai