SIKLUS PEMBELIAN
A. Tahapan sistem pembelian tunai dan kredit:
1. Fungsi
pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan
persediaan.
2. Proses
pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan membuat
pesanan pembelian.
3. Setelah
beberapa waktu, perusahaan akan menerima brang persediaan dari pemasok.
4. Informasi
mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.
5. Proses
utang usaha menerima faktur dari pemasok.
6. Buku
besar menerima ringkasan informasi dsri utang usaha dan pengendali persediaan.
B. Jaringan prosedur
yang membentuk sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit :
Dalam prosedur ini fungsi
gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan
pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang,
misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan
permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat
permintaan pembelian.
· Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok
Dalam
prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga
kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai
syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan
ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
· Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi
pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan
memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai
order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
· Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi
penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang
diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk
menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.
· Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi
akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan
menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai
catatan utang.
· Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi
distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan
pembuatan laporan manajemen.
C. Fungsi
Dalam sistem pembelian
terdapat 2 kegiatan utama yaitu kegiatan pembelian dan kegiatan penerimaan
barang yang dibeli.
Fungsi pembelian dalam suatu
perusahaan meliputi :
1. Pembelian barang dagangan, bahan baku, bahan penolong, suku caadang, dan
berbagai supplies seperti supplies kantor,dll.
2. Pembelian mesin – mesin dan peralatan pabrik, serta peralatan kantor.
3. Pembelian perlengkapan pengepakan.
4. Pembelian – pembelian lain untuk keperluan perusahaan.
5. Memelihara hubungan dengan pemasok.
D. Dokumen yang
Digunakan untuk pembelian tunai dan kredit :
1. Surat
permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir
yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam
surat permintaan pembelian.
2. Surat
permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk
meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang
kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang
besar.
3. Surat order
pembelian
Dokumen ini digunakan untuk
memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. Laporan
penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi
penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah
memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam
surat order pembelian.
5. Surat perubahan
order pembelian
Kadangkala diperlukan
perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.
Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,
spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan
bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi
dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6. Bukti kas
keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi
akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga
berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada
pemasok.
E. Catatan-Catatan
Akuntansi yang Digunakan untuk pembelian tunai dan kredit :
1. Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang
timbul dari pembelian.
2. Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan
account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah jurnal pembelian.
3. Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account
payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada
pemasok adalah kartu utang.
4. Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini
digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
F. Prosedur Pembelian tunai dan kredit :
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa
bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah
bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang,transaksi pembelian
mencakup prosedur berikut ini :
-
Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal
fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
-
Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai
pemasok.
-
Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari
berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
-
Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada
pemasok yang dipilih.
-
Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang
dikirim oleh pemasok.
-
Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima
kepada fungsi gudang untuk disimpan.
-
Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi
akuntansi.
-
Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok
dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban
yang timbul dari transaksi pembelian.
G. Diagram alir untuk proses Pembelian tunai :
1. Bagian Gudang melakukan pengecekan barang.
2. Bagian Gudang membuat Form Permintaan Barang (FPB) rangkap 2. Form ke-1
diserahkan ke bagian pembelian dan satunya di arsip.
3. Bagian Pembelian melakukan pencarian harga barang dan membuat Surat
Permintaan Penawaran Harga (SPPH).
4. SPPH dibuat rangkap 2, yang satu dikirim ke Supplier (pemasok) dan satunya
di arsip.
5. Berdasarkan SPPH, pemasok membuat Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2.
Surat ke-1 dikirim ke bagian pembelian dan satunya disimpan.
6. Berdasarkan SPH, bagian Pembelian melakukan pencarian harga yang cocok dan
membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3
7. SOP ke-1 dikirim ke bagian penerimaan, SOP ke-2 dikirim ke Supplier dan
sisanya di arsip.
8. Suplier mengirim Barang dan Surat Penerimaan Barang (SPB) dan diterima oleh
bagian penerimaan.
9. Berdasarkan SOP dan SPB, bagian penerimaan melakukan pengecekan/pengocokan
barang yang dikirim. Selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB)
rangkap 2. LPB ke-1 diberikan ke bagian gudang dan satunya di arsip.
10. Bagian gudang mencocokan FPB dengan LPB dan memasukkan datanya ke Kartu
Gudang (KG).
FLOWCHART SIKLUS PEMBELIAN
TUNAI
Diagram alir untuk proses
Pembelian kredit
Bagian
pembelian memesan gabah, kemudian menerbitkan form pemesanan gabah.
Form
pemesanan gabah diberikan kepada bagian pemasok , kemudian bagian pemasok
memesan gabah dan menghasilkan hasil panen dan nota pembelian.
Hasil
panen dan nota pembelian dibikrim ke bagian pembelian, dan bagian pembelian
memberikan hasil panen ke bagian gabah dan nota pembelian ke pemimpin
Bagian
gabah membuat laporan penerimaan barang, dan laporan tersebut dibikin 3 bagian,
yang pertama diarsip, yang kedua diberikan ke pemimpin dan yang ketiga
diberikan ke pemasok dan di arsip oleh pemasok.
Pemimpin
memberikan bukti setor kepada pemasok dan satunya diarsip, pemasok mengecek dan
menerbitkan surat pelunasan pembayaran yyang pertama diarsip dan yang kedua
dikirim ke bagian pembelian.
Bagian
pembelian memproses surat pelunansan pembayaran dan membuat laporan yang
pertama di arsip dan yang kedua diberikan kepada pemimpin.
Dengan
laporan penerimaan barang dan laporan pelunasan pembayaran, pemimpin membuat
laporan pembelian dan kemudian di arsip.
FLOWCHART PEMBELIAN KREDIT
Sumber :
