blog: Siklul Pembelian Tunai dan Kredit

SIKLUS PEMBELIAN

A. Tahapan sistem pembelian tunai dan kredit:

1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan.

2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan membuat pesanan pembelian.

3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima brang persediaan dari pemasok.

4. Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan.

5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok.

6. Buku besar menerima ringkasan informasi dsri utang usaha dan pengendali persediaan.

B. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit :

· Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

· Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

· Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

· Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.

· Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

· Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

C. Fungsi

Dalam sistem pembelian terdapat 2 kegiatan utama yaitu kegiatan pembelian dan kegiatan penerimaan barang yang dibeli.

Fungsi pembelian dalam suatu perusahaan meliputi :

1. Pembelian barang dagangan, bahan baku, bahan penolong, suku caadang, dan berbagai supplies seperti supplies kantor,dll.

2. Pembelian mesin – mesin dan peralatan pabrik, serta peralatan kantor.

3. Pembelian perlengkapan pengepakan.

4. Pembelian – pembelian lain untuk keperluan perusahaan.

5. Memelihara hubungan dengan pemasok.

D. Dokumen yang Digunakan untuk pembelian tunai dan kredit :

1. Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.

2. Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3. Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

4. Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5. Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6. Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.

E. Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan untuk pembelian tunai dan kredit :

1. Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.

2. Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3. Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.

4. Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

F. Prosedur Pembelian tunai dan kredit :

Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang,transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :

- Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

- Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

- Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

- Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

- Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

- Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

- Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.

- Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

G. Diagram alir untuk proses Pembelian tunai :

1. Bagian Gudang melakukan pengecekan barang.

2. Bagian Gudang membuat Form Permintaan Barang (FPB) rangkap 2. Form ke-1 diserahkan ke bagian pembelian dan satunya di arsip.

3. Bagian Pembelian melakukan pencarian harga barang dan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).

4. SPPH dibuat rangkap 2, yang satu dikirim ke Supplier (pemasok) dan satunya di arsip.

5. Berdasarkan SPPH, pemasok membuat Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2. Surat ke-1 dikirim ke bagian pembelian dan satunya disimpan.

6. Berdasarkan SPH, bagian Pembelian melakukan pencarian harga yang cocok dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3

7. SOP ke-1 dikirim ke bagian penerimaan, SOP ke-2 dikirim ke Supplier dan sisanya di arsip.

8. Suplier mengirim Barang dan Surat Penerimaan Barang (SPB) dan diterima oleh bagian penerimaan.

9. Berdasarkan SOP dan SPB, bagian penerimaan melakukan pengecekan/pengocokan barang yang dikirim. Selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. LPB ke-1 diberikan ke bagian gudang dan satunya di arsip.

10. Bagian gudang mencocokan FPB dengan LPB dan memasukkan datanya ke Kartu Gudang (KG).

FLOWCHART SIKLUS PEMBELIAN TUNAI

Diagram alir untuk proses Pembelian kredit

Bagian pembelian memesan gabah, kemudian menerbitkan form pemesanan gabah.

Form pemesanan gabah diberikan kepada bagian pemasok , kemudian bagian pemasok memesan gabah dan menghasilkan hasil panen dan nota pembelian.

Hasil panen dan nota pembelian dibikrim ke bagian pembelian, dan bagian pembelian memberikan hasil panen ke bagian gabah dan nota pembelian ke pemimpin

Bagian gabah membuat laporan penerimaan barang, dan laporan tersebut dibikin 3 bagian, yang pertama diarsip, yang kedua diberikan ke pemimpin dan yang ketiga diberikan ke pemasok dan di arsip oleh pemasok.

Pemimpin memberikan bukti setor kepada pemasok dan satunya diarsip, pemasok mengecek dan menerbitkan surat pelunasan pembayaran yyang pertama diarsip dan yang kedua dikirim ke bagian pembelian.

Bagian pembelian memproses surat pelunansan pembayaran dan membuat laporan yang pertama di arsip dan yang kedua diberikan kepada pemimpin.

Dengan laporan penerimaan barang dan laporan pelunasan pembayaran, pemimpin membuat laporan pembelian dan kemudian di arsip.

FLOWCHART PEMBELIAN KREDIT